Sua clínica investe em publicidade, mas sabe quanto custa conquistar cada novo paciente?
A clínica publica nas redes sociais, contrata uma agência, investe em anúncios e recebe novos contatos pelo WhatsApp. No fim do mês, porém, surge uma dúvida: esse investimento realmente trouxe pacientes e resultado financeiro?
Para responder, é preciso acompanhar o Custo de Aquisição de Clientes, conhecido como CAC. No caso das clínicas, ele mostra quanto foi gasto, em média, para conquistar cada novo paciente pagante.
Como calcular o CAC da clínica?
O cálculo básico é:
CAC = total investido na aquisição de pacientes ÷ número de novos pacientes pagantes
Imagine que a clínica tenha investido R$ 6 mil em publicidade, ferramentas e atividades comerciais durante um mês. Nesse período, conquistou 30 novos pacientes que efetivamente realizaram e pagaram pelo atendimento. O CAC foi de R$ 200 por paciente.
O ponto mais importante é considerar somente novos pacientes que realmente compareceram. Dividir o investimento pelo número de seguidores, mensagens ou agendamentos pode criar uma visão enganosa, principalmente quando existem cancelamentos e faltas.
O que deve entrar na conta?
O cálculo não deve incluir apenas o valor gasto em anúncios. Também podem fazer parte:
- mensalidade da agência;
- produção de conteúdo;
- ferramentas de atendimento e automação;
- investimento em mídia paga;
- sistemas utilizados na captação;
- parcela do custo da equipe envolvida;
- ações comerciais e eventos.
A clínica pode começar com uma conta mais simples e aperfeiçoá-la conforme seus controles evoluírem. O mais importante é manter o mesmo critério ao comparar os períodos.
Existe um CAC ideal?
Não existe um valor único para todas as clínicas.
Um CAC de R$ 200 pode ser alto para uma consulta de baixa margem e perfeitamente aceitável para um tratamento de maior valor ou para um paciente que tende a retornar várias vezes.
Por isso, o indicador deve ser comparado com:
- valor médio recebido por paciente;
- impostos e custos diretos do atendimento;
- margem de contribuição;
- quantidade média de retornos;
- contratação de exames ou procedimentos;
- tempo de permanência do paciente na clínica.
Se a primeira consulta gera margem de R$ 120, por exemplo, um CAC de R$ 200 não será recuperado imediatamente. A aquisição ainda poderá ser vantajosa se o paciente retornar ou contratar outros serviços, mas isso precisa ser confirmado pelos números.
Calcule também por canal
O CAC médio pode esconder diferenças importantes. Uma clínica pode conquistar pacientes por anúncios, Instagram, Google, indicações e parcerias, cada um com um custo diferente.
Para identificar os canais mais eficientes, a recepção deve registrar a origem dos novos pacientes. Depois, a clínica poderá calcular o CAC separadamente e direcionar melhor o orçamento.
Também é importante acompanhar a conversão. Uma campanha pode gerar muitos contatos, mas apresentar poucos agendamentos por demora no atendimento, falta de acompanhamento ou abordagem inadequada da equipe.
Publicidade precisa chegar ao resultado financeiro
Investir em divulgação sem acompanhar o CAC é tomar decisões com base em alcance e movimentação, não em rentabilidade.
A COMED integra gestão financeira e análise de indicadores para mostrar quanto a clínica investe, quais canais geram pacientes e se essas aquisições contribuem para o resultado. Assim, o orçamento de publicidade deixa de ser apenas uma despesa e passa a ser administrado como investimento.