Materiais vencendo e dinheiro parado: quanto a falta de controle de estoque custa para sua clínica?

Luvas, medicamentos, seringas, materiais cirúrgicos e produtos descartáveis parecem representar pequenas despesas quando analisados individualmente. O problema aparece quando parte desses itens vence, desaparece ou permanece esquecida no estoque.

Nesse cenário, a clínica não perde apenas produtos. Ela perde dinheiro já pago, ocupa espaço, aumenta o risco de interrupções no atendimento e pode comprometer a segurança dos processos.

Mesmo assim, muitas empresas ainda controlam o estoque apenas pela percepção da equipe: alguém nota que um item está acabando e solicita uma nova compra.

Estoque também é dinheiro

Todo material armazenado representa um valor que saiu do caixa, mas ainda não foi transformado em atendimento ou receita.

Comprar em excesso pode parecer uma forma de evitar faltas. Porém, isso imobiliza recursos que poderiam ser utilizados para pagar despesas, investir na clínica ou formar uma reserva financeira.

Por outro lado, comprar menos do que o necessário também gera custos. A ausência de um material pode provocar compras emergenciais mais caras, atrasos e até cancelamento de procedimentos.

O objetivo não é simplesmente reduzir o estoque, mas encontrar um equilíbrio entre consumo, prazo de reposição e segurança operacional.

Onde acontecem as principais perdas?

Os problemas geralmente surgem em situações simples:

• materiais vencem antes de serem utilizados;
• produtos são comprados em quantidade superior ao consumo;
• itens ficam armazenados em locais diferentes;
• a equipe retira materiais sem registrar;
• compras são feitas sem verificar o saldo existente;
• produtos de maior custo não recebem controle individual;
• perdas, avarias e descartes não são contabilizados.

Sem registro, a despesa aparece na contabilidade, mas a gestão não consegue identificar por que o custo dos atendimentos aumentou.

Comece por três informações

Cada item precisa ter, no mínimo, três dados acompanhados: quantidade disponível, prazo de validade e consumo médio.

Com essas informações, a clínica consegue definir um estoque mínimo e um ponto de reposição. Também pode utilizar a lógica “primeiro que vence, primeiro que sai”, posicionando os produtos com vencimento mais próximo para uso prioritário.

A RDC nº 63/2011 da Anvisa, que trata das boas práticas nos serviços de saúde, reforça a necessidade de manter processos que garantam condições adequadas de armazenamento e segurança dos produtos utilizados.

Nem todos os itens precisam do mesmo controle

Uma caixa de baixo valor não exige o mesmo acompanhamento de um medicamento ou material utilizado em um procedimento de alto custo.

Uma classificação simples pode separar:

• itens de alto valor financeiro;
• materiais essenciais para os atendimentos;
• produtos com validade curta;
• itens de uso frequente;
• materiais com consumo eventual.

Produtos de maior valor, essenciais ou sujeitos a vencimento rápido devem receber conferências mais frequentes.

Transforme perdas em um indicador

A clínica deve registrar mensalmente tudo o que foi descartado por vencimento, avaria, armazenamento inadequado ou desaparecimento.

Um indicador básico pode ser calculado assim:

Índice de perdas = valor dos itens perdidos ÷ valor total consumido × 100

O acompanhamento mostra se o problema está diminuindo e ajuda a identificar quais setores, materiais ou fornecedores exigem atenção.

Controle operacional melhora o resultado financeiro

Estoque não deve ser responsabilidade isolada da recepção ou da equipe assistencial. Ele precisa conversar com compras, financeiro, faturamento e precificação.

Se o consumo de materiais não for conhecido, a clínica pode cobrar por um procedimento sem perceber que seu custo aumentou e sua margem diminuiu.

A COMED integra informações contábeis e financeiras para ajudar médicos e gestores a identificarem onde o dinheiro da clínica está sendo consumido. Com processos e indicadores bem organizados, é possível reduzir desperdícios, melhorar as compras e proteger a rentabilidade de cada serviço.